個人情報保護法利用目的の特定

個人情報保護法を分かりやすく解説します。

個人情報保護法利用目的の特定 目次

従業員名簿は作成できますか?

従業員募集時の個人情報取得注意事項

個人情報取扱事業者の対応事項

保有個人データの利用目的などの公表

利用目的をどの程度まで特定すればいいのですか?

個人情報の利用目的

個人情報取得時の利用目的の明確化

個人情報保護法上、従業員名簿に関わる規制は特に設けられていません。

原則として、会社が従業員名簿を作成することは自由です。

しかし、個人情報を取得するという行為には法の適用があります。

個人情報保護法第15条により、利用目的は出来る限り特定する必要があります。また第18条により、情報の取得に当たっては利用目的を情報提供者本人に通知または公表することが求められます。

つまり、従業員名簿を作成、配布する旨をあらかじめ従業員に伝えておけばいいということになります。

ただし、従業員名簿を他の従業員に配布するということは、第三者への提供に該当します。

個人情報保護法第23条において、第三者提供にあたり、原則としてあらかじめ本人の同意が必要ということになります。


従業員を採用するにあたって提出を求めることがある履歴書などには、個人情報が含まれています。

よって、個人情報保護法により、個人情報を取得する場合には、情報提供者本人に対して利用目的を通知または公表する必要があります。

従業員の募集要項は、書面で直接もらったり、ホームページ上で必要事項を打ち込んで送信といったように、本人から直接送付される場合があります。

この場合でも、あらかじめ利用目的を明示することが要求されています。

対応策としては、募集時に応募者が事前に確認できるような募集要項等に明確に利用目的を記載しておく必要があります。

さらに安全策を取るのであれば、利用目的を明示した上で情報提供者の同意を得ることです。

同意書に署名の上、履歴書を同封してもらったり、ホームページ上からの申し込みの場合、同意する旨のチェックを入れてもらうなどの対応が良いでしょう。

個人情報取扱事業者に該当しますが、まず何をすれば良いですか?


個人情報取扱事業者は、個人情報保護法を遵守する必要があります。
まずは以下の3つを準備しましょう。

仝朕余霾鵑陵用目的を特定する。

⇒用目的を含めた個人情報保護方針をホームページで公表する

L笋す腓錣餐觚を設置する。

利用目的は、できるだけ具体的に特定します。第三者への提供が目的である場合には、その旨を利用目的に掲載し、取得時に本人から同意を得る必要がありますので注意しましょう。

個人情報の利用目的を公表する必要がありますか?


保有個人データの利用目的などについて公表する必要があります。
つまり、本人がそれらを知ることができる状態にしておかなければなりません。

公表する具体的項目は、以下の4つです。

仝朕余霾鷦莪兄業者の氏名または名称
△垢戮討諒殕個人データの利用目的
J殕個人データの利用目的の通知や開示・訂正などの請求手続きの方法と手数料が定めてある場合は、その金額
な殕個人データの取り扱いに関する苦情及び問い合わせの申し出先

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利用目的をどの程度まで特定すればいいのですか?


個人情報保護法では、個人情報の利用目的を「できる限り」特定しなければならないとしています。

この「できる限り」というのは、個人情報取扱事業者が事業を行ううえで可能な限り具体的にするという意味です。

本人が、利用目的の範囲を想定できるくらいには明確にしなければなりません。

この点については、各事業分野の主務官庁のガイドラインに示された基準が参考になります。

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取得した個人情報を利用目的を特定せずに利用できますか?


個人情報取扱事業者は、取り扱う個人情報をどのような目的で利用するのか特定しなければなりません。

従来は、ある商品を購入した顧客の個人情報について利用目的を特定せずに、他の商品の案内に利用したり、
グループ企業に提供するなどといったことが行われていました。

そのため、本人が知らない会社からDMが送られてきたり、他の商品の案内が通知されてくるといったことが
よくありました。

個人情報保護法により、このように利用目的を特定しない状態で個人情報を利用することは、違反行為となります。

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個人情報取得時の利用目的の明確化について教えてください。

個人情報を取得する際、本人に対して利用目的を明確にしなければなりません。

伝達手段は、書面、電話、メール、ホームページへの記載などでも可能です。

昨今の個人情報漏えい事件から、保有している個人情報を漏えいしないように管理すればいいという思い込みもあるようです。

しかし、個人情報保護法は、個人情報の漏えいを予防することだけを目的とした法律ではなく、個人情報取得時の目的の明確化そして同意についても言及していることに注意してください。

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